Cómo Ser Independiente

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Cuando usted decide trabajar independientemente—sin importar que usted este terminando con una compañía de transporte o ha decidido empezar su propia empresa—hay un error común que muchos cometen: subestimar exactamente lo que tiene que hacer y cuanto le costara.
Es fácil imaginarse obtener su autoridad operativa, conducir por un camino abierto y ganar mucho dinero. Pero alcanzar ese sueño puede involucrar mucho más de lo que usted espera. Los costos inesperados pueden reducir sus ingresos rápidamente… y también pueden resultar en pérdidas.

Abajo hay unas áreas que usted puede manejar solo o también puede juntarse con una compañía acreditada para ayudarle:

La conformidad
Los permisos
Las pruebas de drogas
Rutas y tarifas
Impuestos de combustible
La contabilidad
La seguridad
Horas de servicio (HOS)
Impuestos de millaje

Las horas de servicio, la seguridad, la conformidad y las pruebas de drogas son reguladas por La Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA). Debido a que la FMCSA es una entidad gubernamental, puede ser confuso y estresante manejar todo el papeleo y las formas. En adición, si una forma no está llena exactamente, podrá encontrarse gastando mucho más tiempo llenando las formas en vez de estar conduciendo y ganando dinero. Considere cuidadosamente las áreas en las que se siente cómodo para hacerlo usted mismo y por las áreas en que se siente inseguro. Luego, elija una compañía con que usted confía para manejar el resto.

Ya cuando haya obtenido su autoridad operativa, usted será auditado por la FMCSA entre 12 meses. Asegúrese de que tenga un plan escrito para el seguimiento de sus horas de servicio, el mantenimiento de su vehículo y su programa para las pruebas de drogas y alcohol. La FMCSA quiere asegurarse de que cada camión en la carretera sea seguro, desde la mecánica hasta la persona que está detrás del volante.

Si usted condujo para una compañía de transporte anteriormente, esa compañía se encargó de todos los impuestos para sus propietarios-operadores. Sin embargo, cuando usted recibe su propia autoridad operativa y se independiza, USTED es responsable por reportar apropiadamente sus ingresos para las declaraciones de impuestos federales y estatales, impuestos de combustible, impuestos del uso de vehículos pesados e impuestos de millaje.

Adicionalmente, asegúrese de investigar los tipos de estructuras empresariales distintas disponibles antes de obtener su autoridad operativa. Unas opciones como una compañía de responsabilidad limitada (LLC) o un S Corp podrá funcionar mejor para usted para el propósito de impuestos. Conéctese con un contador público para entender completamente que significa cada tipo de estructura empresarial.

Acuérdese que no siempre recibirá las formas 1099 por los ingresos que usted genera cuando elija ser un propietario-operador independiente. Tenga un sistema de contabilidad para hacer reportes y seguir sus ganancias.

Otras preparaciones cruciales incluyen desarrollando un sistema de facturas, un sistema de cuentas por cobrar y asegurando que sigue los impuestos de combustible y millaje. El seguimiento de impuestos de combustible y millaje requieren que usted llene las formas apropiadas. Usted necesita anotar todas las millas y galones de combustible que usted compra en cada estado para entregar apropiadamente las formas de IFTA. También es posible que tenga que llenar las formas de impuestos de millaje en New York, Kentucky, New Mexico y Oregon si usted viaja en esos estados en cualquier trimestre.

FLUJO DE EFECTIVO

Los horarios de pago significan que es posible que usted espere 30, 60 o hasta 90 días antes de que usted reciba su pago por la carga que transporto. Si usted tiene la mala suerte de trabajar con un bróker que tiene mal crédito, es posible que nunca reciba el pago por el trabajo duro que ya completo. No tener flujo de efectivo confiable puede ser extremamente dañino cuando empiece su compañía. Aquí hay unas maneras fáciles para asegurar que siempre tenga el dinero que necesita para sus operaciones:

FACTORAJE

Facturar sus facturas le da la habilidad de controlar su flujo de efectivo. Las compañías como TBS Factoring le pueden pagar entre unas solas horas después de entregar una carga. Adicionalmente, ellos se encargan de las colecciones, para que usted no tenga que preocuparse o esperar. El factoraje es una excelente manera para asegurarse de que tenga el dinero que necesita para sus operaciones diarias.

PAGOS RÁPIDOS DE BRÓKERS

Con todos los avances de la tecnología, mas brókers están ofreciendo servicios de pago rápido con muchas opciones de pago. Los sistemas móviles también han acelerado el proceso de pago. Sin embargo, usar este método no funciona para todas las cargas y es enteramente dependiente del bróker por ese trabajo. Usted también tiene que estar pendiente de las colecciones sin importar si es un pago rápido o no.

LÍNEA DE CRÉDITO

La meta es tener suficiente efectivo en reserva para operar sin tener que prestar nada. Pero esto fácilmente puede tomar meses o años para realizarlo. Una alternativa es considerar una línea de crédito con su banco. Una línea de crédito hipotecario también es una opción, pero tenga en cuenta que, si usted presta demasiado y su compañía no rinde ganancias, podría perder su casa.

HABLEMOS DE LA ASEGURANZA

Por ley, usted debe tener seguro de responsabilidad. Muchos socios de cargas también requerirán que usted tenga seguro de carga. Los expertos recomiendan una póliza de responsabilidad de un millón de dólares y una póliza de carga de $100,000. Asegúrese de que tenga su seguro entre las primeras dos semanas que reciba su número de DOT para evitar el retraso o la cancelación de la procesión de su autoridad operativa.
Si usted necesita ayuda con los costos iniciales para la aseguranza, TBS Factoring puede diferir hasta el 50% para usted. Adicionalmente, TBS tiene una red grande de agencias preferidas para asegurar que usted reciba las mejores tasas y coberturas por su negocio.

¿CÓMO ENCUENTRO CLIENTES?

Encontrar y reservar cargas directamente de una compañía resulta en el ingreso neto más alto debido a que no hay un intermediario que usted tiene que pagar. Busque por los directorios de negocios locales en línea, júntese con su cámara de comercio local, trate de atender las actividades locales de negocios y familiarícese con los buscadores de cargas en línea. La creación de una red de contactos siempre es una buena decisión de negocio. También puede conducir por los parques industriales en su área y anotar algunas opciones posibles. No se desanime si escucha “no” frecuentemente. Generar un solo cliente es un buen empiezo y debe ser considerado como una ganancia.

No te desanimes si escuchas "no" varias veces. Incluso conseguir un cliente es un gran comienzo y debería considerarse una victoria.

Para diferenciarse cuando está buscando por un contrato de carga, asegúrese de que pueda contestar esta pregunta: ¿Por qué trabajar con mi compañía? (¿Tiene usted muchos años de experiencia cargando en esa área? ¿Tiene usted equipo o entrenamiento especial? Piense en todo que le aparta a usted de las otras compañías de transporte—inclusive si le parece pequeña—y haga una lista para que esté listo para hablar bien de usted mismo.)

Considere manejar una parte del país que muchos otros no le gustarían ir, o encontrar un nicho mercado como el transporte de ganado o automóviles. Si usted puede, investigue el transporte de automóviles y de los eventos. Estos nichos son más difíciles para entrar y requieren un cierto nivel de experiencia y equipo, pero también pueden ser los más lucrativos.

Ser independiente suena como mucho trabajo y lo puede ser. No haga la decisión ligeramente. Es una oportunidad fantástica si lo hace correctamente, pero se puede convertir en una pesadilla si no planea y lo ejecuta correctamente. Si está listo para realizar el cambio para ser su propio jefe, crear su plan de negocio, calcular los costos y crear su presupuesto—ejecútelo.

Y recuerde, compañías como TBS Factoring y Truckers Bookkeeping Service están aquí para ayudarlo.

CÓMO PREPARARSE PARA LA AUDITORIA DE NUEVOS OPERADORES

Entre los primeros 12 meses de obtener su autoridad operativa, usted será auditado por la FMCSA como parte de su programa de seguridad para los nuevos operadores.

Las siguientes 14 violaciones resultaran en el fracaso automático de la auditoria, así que ponga atención a estas áreas:

La falta de implementar un programa de pruebas de alcohol y/o sustancias controladas.
Contratar a un conductor o conducir con un contenido de alcohol en la sangre de 0.04 o más.
Contratar a un conductor que ha probado positivo para una sustancia controlada.
Contratar a un conductor o conducir con una licencia que ha sido suspendida, revocada o cancelada o que tiene una descalificación federal.
Por no tener aseguranza apropiada incluyendo el cargo mínimo ($5,000 por cada vehículo y $10,000 por cada ocurrencia) y una responsabilidad primaria de $750,000.
La falta de no exigir a un conductor que mantenga un registro de asignación al corriente.
La falta de corregir defectos que le podrán dejar fuera de servicio listados en los reportes de inspecciones vehiculares antes de trabajar de nuevo.
La falta de implementar un programa de pruebas al azar de sustancias controladas.
Contratar a un conductor que ha rechazado entregar una prueba de alcohol o sustancias controladas.
Contratar a un conductor o conducir sin una licencia de conducir comercial (CDL).
Permitir a un conductor descalificado conducir.
Conscientemente contratando a un conductor físicamente no calificado.
Usar un vehículo que ha sido declarado fuera de servicio antes de que las reparaciones han sido completadas.
Operar un camión que no es inspeccionado periódicamente.

EXPANDIENDO SU FLOTA

Una de las metas más comunes para los propietarios-operadores independientes es la expansión, sin importar si quieren conseguir uno o dos camiones más o si quieren tener una flota. El enfoque primario usualmente gira alrededor de conseguir el dinero para invertir en más camiones. Sin embargo, los expertos advierten que solo enfocándose solo en la adición de equipo significa que usted ha olvidado la parte más importante—el conductor.

Algunos retos adicionales que los propietarios-operadores enfrentan cuando tratan de crecer son las nuevas responsabilidades de despacho y el manejo de cargas, la oportunidad aumentada de las inspecciones, los costos de aseguranza aumentados y las consecuencias potenciales cuando las cosas salen mal.

Para los propietarios-operadores que son excepcionales en el manejo de ellos mismos, su equipo y sus conductores, hay una potencial para ingresos más grandes si añade camiones y conductores a la compañía.

Para un propietario que todavía conduce, pero quiere añadir otro empleado, busque por una persona apasionada por el transporte. El manejo de tiempo es crítico cuando hay una ausencia de despacho, limitaciones de tiempo, reparaciones y más.

Aquí hay 3 áreas principales en las que se debe enfocar si usted decide crecer su compañía de un camión a una compañía con múltiples camiones:

EQUIPO

Invirtiendo en equipo de la mejor calidad puede animar la fidelidad de sus empleados a su compañía. Dando a los conductores con antigüedad la primera elección cuando empiece a comprar un nuevo equipo también le puede ayudar a mantener conductores de calidad.

PAGO

Generalmente, los conductores para las compañías ganan $40,000 a $60,000 anualmente.

Para mantener tasas más altas que el promedio, usted tendrá que encontrar clientes sólidos y crear una relación excepcional con los brókers. Atrayendo nuevos conductores con experiencia o manteniendo los que ya tiene dependerá de los incentivos que usted provea como vacaciones, días festivos y bonos basados en el desempeño y/o entregas seguras.

TIEMPO EN CASA

La mayoría del tiempo, los conductores son contratados desde su estado de domicilio. Esto significa que ellos pueden pasar tiempo de calidad en casa en los fines de semana o las tardes de la semana laboral (dependiendo de lo largo de la ruta). Esto puede estimular la moral y mantenerlos fieles a su compañía. Priorizando las necesidades de los conductores siempre es una decisión sabia.

ATRAYENDO A CONDUCTORES CALIFICADOS

Las investigaciones han encontrado que publicando su equipo en las redes sociales y otros medios atrae a más conductores porque ellos saben con anticipación que tipo de camión van a operar y no habrá ninguna sorpresa desagradable después del empleo. Adicionalmente, usar plataformas como Twitter, Instagram y Facebook para alcanzar otros conductores en su área también ha sido exitoso.

Aquí hay unas ideas en como atraer a conductores calificados a su equipo:

Dedique tiempo creando presencia en las redes sociales para su compañía o actualizando sus redes sociales regularmente. Crée un sitio web también. Hay varias maneras para hacer esto fácil y gratuitamente. Tener una presencia digital es crítica ahora que todas las cosas están en línea. También muestra que usted y su compañía están manteniéndose al corriente con los tiempos.
Ponga su información de contacto en la parte trasera de su tráiler (si es posible). Es publicidad fácil y puede alcanzar muchos conductores de esta manera. Piense como si fuera un anuncio móvil.
Si está teniendo problemas encontrando un conductor, reexamine sus calificaciones deseadas.